অধ্যায় ৯ঃ সমন্বয়সাধন

ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা / ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা (২য় পত্র)

অধ্যায় ৯ঃ সমন্বয়সাধন

গুরুত্বপূর্ণঃ সমন্বয়,নীতি,গুরুত্ব,কার্যকর সমন্বয়ের পূর্বশর্ত।
অধিক গুরুত্বপূর্ণঃসমন্বয়,নীতি,গুরুত্ব,কার্যকর সমন্বয়ের পূর্বশর্ত।

সমন্বয়ের ধারণা

প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের নিমিত্তে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের প্রচেষ্টাবলিকে একসাথে গ্রথিত,সংযুক্ত ও সুসংহত করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয় বলে।

ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সমন্বয় একটি পৃথক অস্তিত্ব বা বৈশিষ্ট্যমন্ডিত কার্য হলেও এর অন্যান্য কাজের মধ্যে সমন্বয়ের বিষয়টিও গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হয়ে থাকে।

সমন্বয়সাধনের নীতি বা আদর্শ

১.লক্ষ্যের বা উদ্দেশ্যের নীতিঃ পরিকল্পনার অভিপ্রেত ফলকে লক্ষ্য বলে।অন্যদিকে উদ্দেশ্য হল্প চূড়ান্ত ফল যাকে ঘিরে কার্যক্রম পরিচালিত হয়। তাই প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্য বা উদ্দেশ্যের আলোকে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য স্থাপনের নীতিকেই লক্ষ্যের বা উদ্দেশ্যের নীতি বলে। কার্যকর সমন্বয়ের ক্ষেত্রে উদ্দেশ্যের ঐক্য স্থাপন একটা প্রধান আদর্শ হিসেবে গণ্য।

২.প্রারম্ভে শুরুর নীতিঃ লক্ষ্য নির্ধারণ ও পরিকল্পনা প্রণয়নে যেভাবে সমন্বয়ের বিষয়টি নজর রাখা প্রয়োজন সেই সাথে পরিকল্পনা বাস্তবায়ন কাজের শুরু থেকেই সমন্বয়ের বিষয়টি নিশ্চিত করার প্রয়োজন পড়ে। তাই যে কোনো কাজের শুরু থেকেই সমন্বয়ের বিষয়টি নিশ্চিত করে এগুনোর নীতিকেই প্রারম্ভে শুরুর নীতি বলে।

৩.আদেশের ঐক্য নীতিঃ একজন কর্মীর আদেশদাতা হবেন একজন মাত্র ব্যক্তি এটা নিশ্চিত করার নীতিকেই আদেশের ঐক্য নীতি বলে।একজন ব্যক্তি বা বিভাগ যদি একাধিক ব্যক্তি বা ঊর্ধ্বতনের নিকট থেকে আদেশ পান তবে ক্ষেত্রেবিশেষে দু’রকম আদেশ আসা অসম্ভব নয়।সেমতাবস্থায় অধস্তন যেমনি বিব্রত হয় তেমনি কখনই তার পক্ষে সুষ্ঠুভাবে কাজ করা সম্ভব হয় না।এতে নিশ্চিতভাবে বিশৃঙ্খলা দেয়া দেয়।

৪.নিরবচ্ছিন্নতার নীতিঃ যে কোনো দলীয় প্রচেষ্টায় শুরু থেকে কাজ যতক্ষণ চলে ততক্ষণ পর্যন্ত অবিরাম ও নিরন্তরভাবে সমন্বয়ের বিষয়টি নিশ্চিত করার নীতিকেই নিরবচ্ছিন্নতার নীতি বলে।

৫.দলীয় সমঝোতার নীতিঃ প্রতিটা ব্যক্তি,দল ও উপদল,বিভাগ ও উপবিভাগ যার যার মত না চলে দলীয় সমঝোতা অনুযায়ী বা মিলে মিশে চলার নীতিকেই দলীয় সমঝোতার নীতি বলে।

৬.প্রত্যক্ষ যোগাযোগের নীতিঃ বিভিন্ন ব্যক্তি,বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে কোনো রূপ বিঘ্ন ছাড়া সরাসরি যোগাযোগ প্রতিষ্ঠার নীতিকেই যোগাযোগের নীতি বলে। যোগাযোগের অভাবে স্বাভাবিকভাবেই কার্যক্ষেত্রে সমন্বয়ের অভাব ও বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়।

৭.ভারসাম্যের নীতিঃ বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের কাজে সমতা বিধানের নীতিকেই ভারসাম্যের নীতি বলে। প্রতিটি বিভাগ ও উপবিভাগের কাজে যদি ভারসাম্য স্থাপন করা যায় তবে সমন্বয় অনেক সহজ হয়।

৮.নমনীয়তার নীতিঃ চিন্তা,কাজ ও পদ্ধতিতে প্রয়োজনে পরিবর্তন এনে প্রচেষ্টাকে লক্ষ্যাভিমুখী করার নীতিকেই নমনীয়তার নীতি বলে। সমন্বয় কার্যকে ফলদায়ক করার জন্য এ কাজে প্রয়োজনীয় নমনীয়তার সুযোগ থাকা উচিত।প্রয়োজনে যাতে সমন্বয়ের পদ্ধতিতে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন সাধন করা যায়,সেই দিকে নজর দেয়া আবশ্যক।

৯.অনানুষ্ঠানিক সম্পর্কের নীতিঃ সমন্বয়ের বিষয়টি নিছক আনুষ্ঠানিক নিয়ম-রীতি ও সম্পর্কের বেড়াজালে আবদ্ধ না রেখে বরং অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক ও সহযোগিতার উন্নয়ন ঘটিয়ে তাকে আরো জোরদার করার নীতিকেই অনানুষ্ঠানিক সম্পর্কের নীতি বলে

১০.কার্যসমূহের সুসংহতকরণের নীতিঃ সংগঠন কাঠামো প্রতিষ্ঠায় বিভিন্ন ব্যক্তি,বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে দৃঢ় সম্বন্ধ স্থাপনের নীতিকেই কার্যসমূহের সুসংহতকরণের নীতি বলে।
• সমন্বয়সাধনের গুরুত্ব
▪ভারসাম্য সৃষ্টি
▪সমতা বিধান
▪সংহতি বিধান
▪গতিশীলতা বৃদ্ধি
▪মতানৈক্য দূরীকরণ
▪অন্যান্য ব্যবস্থাপনা কার্যকে সহায়তা দান
▪দক্ষতা বৃদ্ধি
▪মনোবল উন্নয়ন
▪ব্যয় হ্রাস

কার্যকর সমম্বয়ের পূর্বশর্ত

সহজ সংগঠনঃ সংগঠন কাঠামো প্রণয়নে সংগঠন প্রক্রিয়ার কাজগুলো সহজ,সুস্পষ্ট ও সুনির্দিষ্ট করা গেলে এবং তা সবার নিকট সহজে বোধগম্য হলে তাকে সহজ সংগঠন বলে। সহজ সংগঠনের জন্য কাজের সঠিক বিভাগীয়করণ অপরিহার্য। বিভাগগুলো এমনভাবে সাজানো উচিত যাতে তা পাশাপাশি থেকে পারস্পরিক সহায়তায় দায়িত্ব পালন করতে পারে।

সমন্বিত লক্ষ্য বা উদ্দেশ্যঃ যে চূড়ান্ত ফল অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম পরিচালিত হয় তাকে উদ্দেশ্য বলে।লক্ষ্য হলো পরিকল্পনার অভিপ্রেত ফল।প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্যগুলোকে কেন্দ্র করে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য নির্দিষ্ট করা হলে উক্ত উদ্দেশ্যকে সমন্বিত লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য বলে। কার্যকর সমন্বয়ের ক্ষেত্রে সমন্বিত লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ সহায়ক ভূমিকা পালন করে। মূল উদ্দেশ্যের আলোকে যদি বিভাগসমূহ তাদের লক্ষ্য নির্ধারণ করে এবং সে অনুযায়ী যদি উপবিভাগীয় পর্যায়ে লক্ষ্য নির্ধারিত হয় তবে সমন্বিয় কার্য পরিচালনা সহজ হয়।

সুসংহত/সমন্বিত পরিকল্পনাঃ প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ ও উপবিভাগের পরিকল্পনার সাথে অন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগ ও উপবিভাগের পরিকল্পনার দৃঢ় সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা বা মিলকরণের ফলে যেই পরিকল্পনা প্রস্তুত হয় তাকে সুসংহত বা সমন্বিত পরিকল্পনা বলে। পরিকল্পনার আলোকে প্রাতিষ্ঠানিক সকল কার্য সম্পন্ন হয়।তাই প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনা যদি সুসংহত হয় অর্থাৎ সকল বিভাগের মধ্যে পরিকল্পনা প্রণয়নেই যদি এরূপ সামঞ্জস্য বিধান করা যায়,তবে কার্যক্ষেত্রে সমন্বয় সহজতর হয়ে থাকে।

সুষ্ঠু যোগাযোগ ব্যবস্থাঃ প্রতিষ্ঠানের ভিতর ও বাইরের বিভিন্ন পক্ষের সাথে তথ্য ও সংবাদ দ্রুত বিনিময়ের কার্যকর ব্যবস্থাকেই সুষ্ঠু যোগাযোগ ব্যবস্থা বলে। সুষ্ঠু যোগাযোগ সমন্বয়ের একটি অন্যতম পূর্বশর্ত । প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে সকল বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে যদি সহজ ও উন্নত যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা সম্ভব হয় তবে সমন্বয় কাজও অনেক সহজ হয়।

স্বতঃস্ফূর্ত সংযোজন/সমন্বয়ঃ প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন ব্যক্তি,বিভাগ ও উপবিভাগের কাজে স্বেচ্ছায় ও স্বতঃস্ফূর্তভাবে একের সাথে অন্যের সমন্বয়সাধনের রীতি গড়ে উঠলে তাকে স্বতঃস্ফূর্ত সংযোজন বা সমন্বয় বলে। বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে এরূপ সমন্বয়ের প্রবণতা থাকাও উত্তম সমন্বয়ের জন্য অপরিহার্য। আনুষ্ঠানিক প্রকৃতির সমন্বয় ব্যবস্থা সবসময়ই ভালো ফল দিতে পারে না।সেক্ষেত্রে নানান আনুষ্ঠানিকতা দ্রুত যোগাযোগ ও স্বেচ্ছাপ্রণোদিত হয়ে সমন্বয়ের কাজ এগিয়ে নেওয়ার ক্ষেত্রে প্রতিবন্ধক হয়ে দাঁড়ায়।

Neshat Tasnim

Executive of SILSWA

Tourism and Hospitality Management

University of Dhaka

Leave your thought here

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Free 10 Days

Master Course Invest On Self Now

Subscribe & Get Your Bonus!
Your infomation will never be shared with any third party