অধ্যায় ৮ঃ যোগাযোগ

ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা / ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা (২য় পত্র)

অধ্যায় ৮ঃ যোগাযোগ

গুরুত্বপূর্ণঃ যোগাযোগের ধারণা,যোগাযোগ প্রক্রিয়া,ব্যবসায় যোগাযোগের গুরুত্ব, যোগাযোগের প্রকারভেদ, লিখিত ও মৌখিক যোগাযোগ, ইলেকট্রনিক যোগাযোগের মাধ্যম,ব্যবসায়ে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ব্যবহারের সুবিধা।
অধিক গুরুত্বপূর্ণঃ যোগাযোগের ধারণা,যোগাযোগ প্রক্রিয়া,ব্যবসায় যোগাযোগের গুরুত্ব, যোগাযোগের প্রকারভেদ, ইলেকট্রনিক যোগাযোগের মাধ্যম,ব্যবসায়ে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ব্যবহারের সুবিধা।

যোগাযোগের ধারণা

দুই বা ততোধিক ব্যক্তি,দল বা পক্ষের মধ্যে কোনো সংবাদ,তথ্য,ভাব,ইচ্ছা,আকাঙ্ক্ষা, মনোভাব ইত্যাদির বিনিময় হলেই তাকে যোগাযোগ বলে। যোগাযোগের মূল উপাদান হলো প্রেরক,সংবাদ,মাধ্যম বা চ্যানেল,প্রাপক এবং ফলাবর্তন।

যোগাযোগ প্রক্রিয়া

যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলতে এমন কতকগুলো আন্তঃসম্পর্কিত পদক্ষেপ বা অংশের সমষ্টিকে বুঝায় যা মধ্য দিয়ে প্রেরকের কাছে সংবাদ প্রাপকের নিকট পোঁছে।

নিম্নে যোগাযোগে প্রক্রিয়া দেখানো হলো-

১.প্রেরকঃ যে বা যারা অন্যের নিকট তথ্য বা সংবাদ প্রেরণ করেন তাকে প্রেরক বলে। যোগাযোগ প্রক্রিয়ার তিনিই সূচনাকারী।

২.প্রেরক কর্তৃক ধারণার উন্নয়নঃ যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় যোগাযোগকারী কর্তৃক গৃহীত প্রথম পদক্ষেপ হলো প্রেরণযোগ্য কোন সংবাদ বিষয়ক কোন ধারণার উন্নয়ন সাধন করা।এ পর্যায়ে যোগাযোগ প্রক্রিয়ার পরিকল্পনা পর্যায়ও বলা হয়।এ পর্যায়ে কী তথ্য,কোথায়,কার কাছে,কিভাবে প্রেরণ করা হবে তৎসম্পর্কিত সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়।

৩.প্রেরণযোগ্য করে সাজানোঃ প্রেরিতব্য সংবাদের মানসিক ধারণাকে গ্রাহকের নিকট প্রেরণ করার নিমিত্তে তা বিভিন্ন শব্দে সুশৃঙ্খলভাবে সাজানোকে প্রেরণযোগ্য করে সাজানো বলে।

৪.সংবাদঃ যোগাযোগকারীর মানসিক ধারণাকে প্রেরণযোগ্য করে সাজানোর মাধ্যমে যা তৈরি হয় তাকে সংবাদ বলে। প্রেরণযোগ্য এরূপ সংবাদ মৌখিক,লিখিত, সাংকেতিক বা শব্দ-বহির্ভূত যে কোন প্রকারের হতে পারে।

৫.মাধ্যম নির্বাচনঃ যে ভাবে বা যে উপায়ে সংবাদ প্রাপকের নিকট পৌঁছানো হয় তাকে সংবাদ মাধ্যম বলে।

৬.সংবাদ প্রেরণঃ মাধ্যম নির্বাচনের পর উক্ত মাধ্যম প্রেরক কর্তৃক প্রেরণযোগ্য করে সাজানো তথ্য বা ধারণা প্রেরণকে সংবাদ প্রেরণ বলে।

৭.প্রাপকঃ প্রেরক কর্তৃক প্রেরিত সংবাদ যার বা যাদের নিকট প্রেরণ করা হয় অথবা যে বা যিনি গ্রহণ করেন তাকে প্রাপক বলে।

৮. প্রাপক কর্তৃক সংবাদ গ্রহণঃ এ পর্যায়ে প্রেরক কর্তৃক প্রেরিত সংবাদ প্রাপক গ্রহণ করেন। প্রাপক কর্তৃক সংবাদ গ্রহণ করার পরপরই যোগাযোগ প্রক্রিয়ার পরিসমাপ্তি ঘটে।

৯.গ্রহণযোগ্য করে সাজানোঃ ডিকোডিং বলতে প্রাপক কর্তৃক গৃহীত সংবাদের মানসিক বিন্যাস,উপলব্ধি এবং ব্যাখ্যাকরণকে বুঝায়।এ পর্যায়ে প্রাপক প্রাপ্ত সংবাদকে স্বীয় ধ্যান-ধারণায় রূপান্তর করে তা বিশ্লেষণ ও উপলব্ধি করে।অতঃপর উত্তর আকারে তা সুন্দরভাবে সাজানো হয়।

১০.ফলাবর্তনঃ ফলাবর্তন যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় সর্বশেষ ধাপ।প্রেরকের সংবাদের পরিপ্রেক্ষিতে প্রাপকের প্রদত্ত প্রত্যুত্তর বা মনোভাব প্রকাশকে বুঝায়। সংবাদ প্রাপ্তির পর প্রাপক সে সংবাদ বিশ্লেষণ ও উপলব্ধি করে সংবাদের প্রত্যুত্তর এবং স্বীয় মনোভাব সংবাদ প্রেরকের নিকট প্রেরণ করে্

ব্যবসায় যোগাযোগের গুরুত্ব

সুষ্ঠু যোগাযোগের উপরই ব্যবসায় সফলতা বহুলাংশে নির্ভর করে।এ কারণেই যোগাযোগকে ব্যবসায়ের সঞ্জিবনী শক্তি বলা হয়।নিম্নে বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে ব্যবসায় যোগাযোগ গুরুত্ব আলোচনা করা হলো-

১.তথ্যের আদান প্রদানঃ যোগাযোগ বলতে প্রধানত দুই বা ততোধিক পক্ষের মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদানকে বুঝায়। যোগাযোগের মাধ্যমে বিভিন্ন সংগঠন তার অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক বিভিন্ন পক্ষের সাথে তথ্য বা সংবাদ বিনিময় করে। এতে সাংগঠনিক কার্যক্রমে গতিশীলতা বৃদ্ধি পায়।

২.পরিকল্পনা ও নীতি প্রণয়নঃ যোগাযোগ সাংগঠনিক নীতি ও পরিকল্পনা প্রণয়নে সহায়তা করে।নীতি ও পরিকল্পনার যথার্থতা বা বাস্তবতা পর্যাপ্ত ও প্রাসঙ্গিক তথ্যের উপর নির্ভরশীল। তাই ব্যবস্থাপকগণ নীতি ও পরিকল্পনা প্রণয়নে নির্ভরযোগ্য বিভিন্ন সূত্র হতে তথ্য সংগ্রহ করেন।

৩.পরিকল্পনা ও নীতির বাস্তবায়নঃ নীতি ও পরিকল্পনা যথাযথ বাস্তবায়নের লক্ষ্যে ব্যবস্থাপকগণ যোগাযোগের মাধ্যমে তা অধস্তনদের নিকট প্রেরণ ও প্রয়োজনীয় ব্যাখ্যা প্রদান করেন।এতে প্রণীত পরিকল্পনা বাস্তবায়ন ঘটে এবং প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জন সহজ হয়।

৪.কর্মীদের দক্ষতা বৃদ্ধিঃ যোগাযোগের মাধ্যমে সংগঠনের উদ্দেশ্য,পরিকল্পনা, নীতি,পদ্ধতি ইত্যাদি বিষয় কর্মীরা জানতে ও বুঝতে পারে।এছাড়া কি করতে হবে,কী করা উচিত ইত্যাদি নানান বিষয়ে কর্মীদের জানানো যায়।

৫.লক্ষ্য অর্জনঃ ফলপ্রসূ যোগাযোগ সংগঠনের সর্বস্তরের কর্মীদেরকে দায়িত্ব সচেতন ও মনোযোগী করে তোলে।ফলে প্রাতিষ্ঠানিক কার্যাকার্যের যথাযথ ও সময়ানুগ বাস্তবায়ন ঘটে এবং সংগঠনের লক্ষ্যার্জন নিশ্চিত হয়।

৬.সিদ্ধান্ত গ্রহণঃ যথাযথ সিদ্ধান্ত গ্রহণে নিত্য-নতুন সকল ধরনের তথ্য-উপাত্তের প্রয়োজন।ফলপ্রদ যোগাযোগের মাধ্যমে ব্যবস্থাপকগণ বিভিন্ন উৎস থেকে বিভিন্ন তথ্য উপাত্ত সংগ্রহ করে যথাযথ ও সমানুগ সিদ্ধান্ত গ্রহণ সক্ষম হয়।

৭.আনুগত্য বৃদ্ধিঃ ফলপ্রসূ যোগাযোগ ব্যবস্থা অধস্তনদের সম্পর্কে ব্যবস্থাপকগণকে সর্বদা প্রয়োজনীয় তথ্য-উপাত্ত দিয়ে সচেতন রাখে।কর্মীরাও প্রয়োজনে ঊর্ধ্বতনের সাথে যোগাযোগ করে তাদের অভাব-অভিযোগ ও পরামর্শ জানাতে পারে।এতে ব্যবস্থাপনার প্রতি অধস্তনদের আনুগত্য বৃদ্ধি পায়।

৮.সফল নেতৃত্ব সৃষ্টিঃ সফল নেতৃত্ব সৃষ্টিতেও যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ। কারণ অধস্তনদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ রক্ষা করা সম্ভব হলেই কোনো ব্যক্তি নেতা হিসেবে প্রতিষ্ঠা লাভ করতে পারে।

ব্যবসায়ে যোগাযোগের বিভিন্ন ধরন

যোগাযোগ প্রক্রিয়ায় যোগাযোগকারীর নিকট হতে বার্তা যোগাযোগগ্রহীতার নিকট পোঁছে। বর্তমানে এই যোগাযোগের পরিধি এতটাই বিস্তৃত যে তা মানব জীবনের সর্বস্তরেই পরিব্যপ্ত।

(ক)পক্ষসমূহের অংশগ্রহণের ভিত্তিতে যোগাযোগঃ

১.অভ্যন্তরীণ যোগাযোগঃ কোন সংগঠনের অভ্যন্তরীণ বিভিন্ন পক্ষসমূহ যখন নিজেদের মধ্যে সংবাদ বিনিময় করে তখন তাকে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ বলে।
এরূপ যোগাযোগ দুই প্রকারের হয়-

(a) উলম্ব/লম্বিক যোগাযোগঃ সংগঠন কাঠামোর ঊর্ধ্বতন এবং অধস্তনদের মধ্যে যে যোগাযোগ সংঘটির হয় তাকে উলম্ব যোগাযোগ বলে।

  • নিম্নগামী যোগাযোগঃ প্রতিষ্ঠানের ঊর্ধ্বতন নির্বাহীগণ যখন অধস্তনদের সাথে যোগাযোগ করেন তখন তাকে নিম্নগামী যোগাযোগ বলে। এরূপ যোগাযোগ নিম্নগামী হয়।
  • ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগঃ প্রতিষ্ঠানের অধস্তনগণ যখজ ঊর্ধ্বতনগণের সাথে যোগাযোগ করে তখন তাকে ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ বলে।
  • কৌণিক যোগাযোগঃ সংগঠন কাঠামোর কোন এক বিভাগের ঊর্ধ্বতন বা অধস্তন যখন অন্য বিভাগের অধস্তন বা ঊর্ধ্বতনের সাথে যোগাযোগ করে তখন তাকে কৌণিক যোগাযোগ বলে।


(b)সমান্তরাল যোগাযোগঃ সংগঠন কাঠামোর দুই বা ততোধিক সমস্তরে অধিষ্ঠিত ব্যক্তিবর্গ যখন পাশাপাশি নিজেদের মধ্যে যোগাযোগ করে তখন তকে সমান্তরাল যোগাযোগ বলে।

২.বাহ্যিক যোগাযোগঃ প্রতিষ্ঠান বা প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরস্থ কোনো কর্মকর্তার পক্ষ থেকে বাইরের কোনো পক্ষের সাথে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে যোগাযোগ করা হলে তাকে বাহ্যিক যোগাযোগ বলে।

(খ)আনুষ্ঠানিকতার ভিত্তিতে যোগাযোগঃ পূর্ব পরিকল্পনা মাফিক প্রাতিষ্ঠানিক নিয়ম-নীতি মেনে কিছু করাকে আনুষ্ঠানিকতা বলে।১.আনুষ্ঠানিক যোগাযোগঃ যে যোগাযোগ সংগঠন কর্তৃক প্রণীত নিয়ম-নীতি,রীতি-পদ্ধতি ইত্যাদি অনুসরণ করে সংঘটিত হয় তাকে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে।

২.অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগঃ কোনো প্রকার নিয়ম-নীতি,রীতি-পদ্ধতি অনুসরণ না করে বরং যোগাযোগকারী এবং যোগাযোগগ্রহীতার মধ্যকার স্বতঃস্ফূর্ত সম্পর্কের ভিত্তিতে যে যোগাযোগ সংঘটিত হয় তাকে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে।

(গ)অন্যান্য প্রকারের যোগাযোগঃ
১.ব্যক্তিগত যোগাযোগঃ ব্যক্তিগত জীবন বা বিষয়াবলি নিয়ে দুই বা ততোধিক ব্যক্তির মধ্যে সংঘটিত যোগাযোগকে ব্যক্তিগত যোগাযোগ বলে।
২.গণযোগাযোগঃ ভৌগলিকভাবে বিভিন্ন স্থানে ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা ব্যাপক জনগোষ্ঠীর নিকট একই সংবাদ একসাথে দ্রুত প্রেরণের জন্য ব্যবহৃত যোগাযোগ ব্যবস্থাকে গণযোগাযোগ বলে।
৩.সাংগঠনিক যোগাযোগঃ একটি প্রতিষ্ঠান বা সংগঠনকে গুছিয়ে পরিচালনার স্বার্থে যে যোগাযোগ করা হয় তাকে সাংগঠনিক যোগাযোগ বলে।
৪.দৈনন্দিন বা রুটিন যোগাযোগঃ দৈনন্দিন কার্যাবলি পরিচালনার স্বার্থে প্রতিনিয়ত তথ্যাদির যে সব বিনিময় ঘটে তাকে নৈমিত্তিক বা রুটিন যোগাযোগ বলে।

মৌখিক যোগাযোগ

মুখে শব্দ উচ্চারণের মাধ্যমে যে যোগাযোগ সংঘটিত হয় তাকে মৌখিক যোগাযোগ বলে।
মৌখিক যোগাযোগের বিভিন্ন পদ্ধতি নিচে দেয়া হলো-
(ক)অযান্ত্রিক বা নন-ইলেকট্রনিক মৌখিক যোগাযোগ পদ্ধতিঃ মৌখিক যোগাযোগের অ-যান্ত্রিক বা নন-ইলেকট্রনিক পদ্ধতিসমূহ নিম্নে আলোচনা করা হলো-
১.সামনা-সামনি কথোপকথন
২.সাক্ষাৎকার
৩.সভা
৪.কনফারেন্স
৫.ভাষণ বা আলোচনা
৬.মঞ্চ বক্তৃতা
৭.দলীয় কর্মসূচি
(খ)যান্ত্রিক বা ইলেকট্রনিক মৌখিক যোগাযোগ পদ্ধতিঃ মৌখিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে তথ্য,সংবাদ,ধারণা,মতামত ইত্যাদি দুই বা ততোধিক পক্ষের মাঝে বিনিময়ের লক্ষ্যে বিভিন্ন ধরনের যান্ত্রিক ও ইলেকট্রনিক প্রযুক্তির উদ্ভাবন ঘটেছে।
১.টেলিফোন
২.রেডিও
৩.টেলিভিশন
৪.ভিডিও কনফারেন্সিং

ইলেকট্রনিক যোগাযোগের বিভিন্ন মাধ্যম

বর্তমানে ব্যক্তিগত, সামাজিক ও অর্থনৈতিক যোগাযোগে মানুষ মৌখিক ও লিখিত বিভিন্ন প্রকার ইলেকট্রনিক কৌশল ব্যবহার করছে।যোগাযোগের জনপ্রিয় তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি বা ইলেকট্রনিক কৌশলসমূহ নিম্নের চিত্রে উপস্থাপন করা হলো-

১.ই-মেইলঃ E-mail শব্দটি ইংরেজি Electronic Mail শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ।এক কম্পিউটার থেকে ইন্টারনেয়ের মধ্য দিয়ে অন্য কম্পিউটারে যোগাযোগ করাকে ই-মেইল বলে।ই-মেইল যোগাযোগে বার্তা প্রেরক ও প্রাপক উভয়েরই সুনির্দিষ্ট ই-মেইল ঠিকানা থাকা আবশ্যক।

২.ভয়েস মেইলঃ ভয়েস মেইল ই-মেইলেরই অনুরূপ। তবে ই-মেইল লিখিত আর ভয়েস মেইল মৌখিক যোগাযোগ পদ্ধতি। এরূপ যোগাযোগে সংবাদ প্রেরণ ও সংরক্ষণে কম্পিউটার, ভয়েস রেকর্ডার ও টেলিফোন সংযোগের প্রয়োজন হয়। সংবাদ প্রেরক যে মৌখিক বার্তা গ্রহক বরাবরে প্রেরণ করে তা গ্রহকের কম্পিউটারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়ে যায় এং গ্রাহক তাৎক্ষণিকভাবে বা পরবর্তীতে ভয়েস রেকর্ড প্লেয়ার চালিয়ে সংবাদটি শুনতে পারবে।

৩.টেলেক্সঃ টেলেক্স লিখিত ইলেকট্রনিক যোগাযোগের একটি পুরাতন পদ্ধতি। টেলেক্সের টেলিপ্রিন্টারের সাহায্যে লিখিত তথ্য দ্রুত গ্রাহকের নিকট প্রেরণ করা যায়। টেলিপ্রিন্টারের দু’টি অংশঃ (i) key board transmitter (ii) Receiver।সংবাদ প্রেরক প্রেরিতব্য সংবাদ তার টেলিপ্রিন্টারে টাইপ করার সাথে সাথে উক্ত সংবাদ গ্রাহকের প্রান্তরে টেলেক্সের কাগজে মুদ্রিত হতে থাকে।

৪.ফ্যাক্সঃ ইংরেজি FAX শব্দটির পূর্ণ অর্থ হলো Fractional Airspace Xerox।ফ্যাক্স আধুনিক যোগাযোগ ব্যবস্থার অন্যতম জনপ্রিয় ও ব্যবহৃত একটি কৌশল। সংবাদ তাৎক্ষণিকভাবে ফ্যাক্সের সাহায্যে একস্থান হতে অন্যস্থানে প্রেরণ করা যায়।

৫.টেলিকনফারেন্সিংঃ পরস্পর ভৌগলিকভাবে ভিন্ন ভিন্ন স্থানে অবস্থান করা কয়েকজন ব্যক্তির সমন্বয়ে অনুষ্ঠিত সভা বা আলোচনা অনুষ্ঠানকে টেলিকনফারেন্সিং বলে। অর্থাৎ, আলোচকগণ পরস্পর দূরবর্তী স্থানে অবস্থান করেও ইলেক্ট্রনিক কৌশলের সাহায্যে সামনাসামনি কথোপকথনে লিপ্ত হওয়া।

৬.বুলেটিন বোর্ডঃ বুলেটিন বোর্ড বলতে সার্বক্ষণিক সংযোগকৃত এবং ইলেক্ট্রনিকশক্তি চালিত নোটিশ বোর্ডকে বুঝায়।অনেকগুলো সংগঠন একত্রিত হয়ে দলীয়ভাবে ইন্টারনেটের উপর ভিত্তি করে বুলেটিক বোর্ড তৈরি করে থাকে এবং বোর্ড তাদের সংযোগকৃত বিভিন্ন বিজ্ঞপ্তি বা ইস্তেহার প্রদর্শন করে।

৭.ইন্টারনেটঃ তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ক্ষেত্রে ইন্টারনেট একটি বৈপ্লবিক আবিষ্কার। ইন্টারনেট বলতে একটি আন্তর্জাতিক কম্পিউটার নেটওয়ার্কের বুঝায় যা বিভিন্ন শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, সরকারি সংস্থা,শিল্প, ব্যবসা-বাণিজ্য ও ব্যক্তিগতভাবে ব্যবহৃত কম্পিউটারসমূহকে সংযুক্ত করে।

ব্যবসায়ে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির ব্যবহারের সুবিধা

ইলেক্ট্রনিক যোগাযোগের সাহায্য ছাড়া আধুনিক ব্যবসায়ের কথা কল্পনাই করা যায় না।নিম্নে এরূপ যোগাযোগের সুবিধা আলোচনা করা হলো-
১.তথ্যের দ্রুত প্রেরণ
২.অধিক পরিমাণে তথ্য প্রেরণ
৩.ব্যাপক প্রচার
৪.যোগাযোগ ব্যয় হ্রাস
৫.দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ
৬.বিশ্বময় কার্যক্রম পরিচালনা
৭.তথ্যের সহজ সংরক্ষণ
৮.দূরবর্তী গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ

Neshat Tasnim

Executive of SILSWA

Tourism and Hospitality Management

University of Dhaka

Leave your thought here

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Free 10 Days

Master Course Invest On Self Now

Subscribe & Get Your Bonus!
Your infomation will never be shared with any third party