অধ্যায় ৪ঃ সংগঠিতকরণ

ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা / ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা (২য় পত্র)

অধ্যায় ৪ঃ সংগঠিতকরণ

গুরুত্বপূর্ণঃসংগঠিতকরণ ও সংগঠনের ধারণা,সংগঠন প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপ, আদর্শ সংগঠনের বৈশিষ্ট্য, সংগঠনের মূলনীতি,সংগঠন কাঠামোর ধারণা,সংগঠন কাঠামোর প্রকারভেদ।

অধিক গুরুত্বপূর্ণঃসংগঠিতকরণ ও সংগঠনের ধারণা,সংগঠন প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপ, আদর্শ সংগঠনের বৈশিষ্ট্য, সংগঠনের মূলনীতি,সংগঠন কাঠামোর প্রকারভেদ।

সংগঠিতকরণ ও সংগঠনের ধারণা

বিভিন্ন উপাদানকে বা আলাদা আলাদা কোনোকিছুকে যখন একত্রে সুসংবদ্ধ ও সম্পর্কযুক্ত করা হয় তখন তাকে সংগঠিতকরণ বলে।
অন্যদিকে,
প্রতিষ্ঠানের কার্য বিভাজন,দায়িত্ব-কর্তৃত্ব নিরূপণ ও অর্পণ এবং প্রত্যেক কাজ বা বিভাগের মধ্যকার পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণের কাজকেই সংগঠন বলে।

সংগঠন প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপ

সংগঠন হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত মানবীয় ও বস্তুগত উপকরণাদিকে সংহত ও সঠিকভাবে কাজে লাগানোর একটি প্রক্রিয়া। সংগঠন প্রক্রিয়ায় কিছু পদক্ষেপ মেনে চলা আবশ্যক হয়ে দাড়ায়,সেগুলো হলো-

১.কার্য বিভাজন বা বিভাগীয়করণঃ কার্যাদি সঠিকভাবে শনাক্ত বা নির্দিষ্ট করে তা প্রকৃতি অনুযায়ী বিভিন্ন ভাগে ভাগ করাই হলো কার্য বিভাজন। কাজ সঠিকভাবে চিহ্নিত ও ভাগ করা না হলে উপযুক্ত কর্মীসংস্থান ও দায়িত্ব অর্পণ সম্ভব হয় না।

২.দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সংজ্ঞায়িতকরণঃ কাজ ভাগ করার পরে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে তার দায়িত্ব ও কর্তৃত্বের সীমারেখা নির্ধারণ করে দেয়া হয়। প্রত্যেকের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব নির্দিষ্ট থাকলে সে অনুযায়ী প্রত্যেককে জবাবদিহি করা সহজ হয়। ফলে ফাঁকিবাজি করার সুযোগ থাকেনা।

৩.দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব অর্পণঃ দায়িত্ব ও কর্তৃত্বের সীমারেখা নিরূপণের পর সংগঠন প্রক্রিয়ার পরবর্তী পদক্ষেপ হলো প্রত্যেক কাজে নিয়োজিত ব্যক্তি,বিভাগ বা উপবিভাগকে তাদের দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব বুঝিয়ে দেয়া। এক্ষেত্রে দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব সব সময়ই সমান হওয়া উচিত।

৪.পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণঃ সংগঠন প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ হলো প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ,উপবিভাগ ও ব্যক্তির মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ণয় করা। এক্ষেত্রে কে কার ঊর্ধ্বতন এবং কে কার অধস্তন তা ঠিক করা হয়।

আদর্শ সংগঠনের বৈশিষ্ট্য

১. উদ্দেশ্যকেন্দ্রিকতা
২.সহজবোধ্যতা
৩.বিশেষায়ণের সুযোগ
৪.সুসংজ্ঞায়িত দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব
৫.ভারসাম্যপূর্ণ
৬.আনুগত্য ও শৃঙ্খলা

সংগঠনের মূলনীতি বা নীতিমালা

নীতি হলো কোনো কাজ করার সাধারণ নির্দেশিকা।কার্যকর সংগঠন প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রেও এমন কিছু নিয়ম-নীতি লক্ষণীয়।নিম্নে তা তুলে ধরা হলো-

১.লক্ষ্যের নীতিঃ প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য সামনে রেখে সংগঠন গড়ে তোলার নীতিকেই লক্ষ্যের নীতি বলে।কার্যকর সংগঠন প্রতিষ্ঠায় একজন সংগঠককে প্রথমেই প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য বিবেচনা করতে হয়। লক্ষ্য যেমন হবে সংগঠনকেও সেভাবেই গড়ে তোলা আবশ্যক।

২.দক্ষতার নীতিঃ কমশক্তি ও উপায় -উপকরণ ব্যয়ে অভীষ্ট লক্ষ্য অর্জনের নীতিই হলো দক্ষতার নীতি। ব্যবস্থাপনা সংগঠন প্রতিষ্ঠায় দক্ষতার বিষয়টি সবসময়ই সামনে রাখতে হয়। যেখান্র যে বিভাগ খোলা উচিত,দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব যেভাবে নির্ধারণ করা উচিত তেমন যদি না হয় তবে পরবর্তী সময়ে যতো নিষ্ঠা সহকারে কাজ করা হোক না কেন দক্ষতাসহকারে তা সম্পাদন ও কাঙ্ক্ষিত ফল লাভ সম্ভব হয়না।

৩.কাম্য পরিসর নির্ণয়ের নীতিঃ একজন নির্বাহীর সরাসরি তত্ত্বাবধানে কাম্য সংখ্যক অধস্তন ন্যস্ত করার নীতিকেই কাম্য পরিসর নির্ণয়ের নীতি বলে। একজন নির্বাহীর প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধানে এমন পরিমাণ নির্বাহীর সংখ্যা নির্দিষ্ট করা উচিত যাতে তার পক্ষে অধস্তনদের কাজ সঠিকভাবে তত্ত্বাবধান করা যায়।

৪.জোড়া-মই-শিকলের নীতিঃ প্রতিষ্ঠানের ওপর থেকে নীচ পর্যন্ত সকল ব্যক্তি ও বিভাগকে একে অন্যের সাথে সংযুক্ত করার নীতিকেই জোড়া-মই-শিকলের নীতি বলে। অর্থাৎ, উপর থেকে শুরু করে নিচ পর্যন্ত প্রত্যেক বিভাগ,উপবিভাগ ও ব্যক্তির কাজকে এমনভাবে একে অন্যের সাথে সংযুক্ত করে দেওয়া হয় যাতে কেউই এর বাইরে না থাকে। এতে আদেশদান ও এর বাস্তবায়ন সহজ হয় এবং দলীয় প্রচেষ্টা জোরদার হয়।

৫.দায়িত্ব নির্দিষ্টকরণের নীতিঃ দায়িত্ব হলো কর্ম সম্পাদন বা কর্তব্য পালনের দায়। ব্যক্তি ও বিভাগের কর্ম বা কর্তব্য নির্দিষ্ট করে দিয়ে দায় পালনযোগ্য ও জবাবদিহিতামূলক করার নীতিকেই দায়িত্ব নির্দিষ্টকরণের নীতি বলে। ব্যবস্থাপনা সংগঠনে কর্মরত প্রত্যেক বিভাগ,উপবিভাগ ও কর্মীর দায়িত্ব নির্দিষ্ট থাকা আবশ্যক। এতে ঊর্ধ্বতন অধিক কর্তৃত্বশালী হয় এবং অধস্তনও জবাবদিহিতার সম্মুখীন হয়।

৬.আদেশের ঐক্য নীতিঃ একজন কর্মীর আদেশদাতা হবেন একজন মাত্র ব্যক্তি-এটা নিশ্চিত করার নীতিকে আদেশের ঐক্য নীতি বলে। একজন অধস্তন যেনো একজন ঊধ্বর্তনের কাছেই জবাবদিহিতা করে,অধিক ঊর্ধ্বতন হলে সেক্ষেত্রে অধস্তনের পক্ষে সঠিকভাবে দায়িত্ব পালন সম্ভব হয়না।

৭. সারল্য ও সুস্পষ্টতার নীতিঃ সংগঠন কাঠামোচিত্র দেখেই যেনো এর বিভিন্ন বিভাগ,উপবিভাগ, কর্তৃত্ব প্রবাহ ইত্যাদি সম্পর্কে সহজে বোঝা যায় এবং দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব যেনো সহজেই বোঝা যায় -এটা নিশ্চিত করার নীতিকেই সারল্য ও সুস্পষ্টতার নীতি বলে।

৮.বিশেষায়ণের নীতিঃ বিশেষ কাজে কর্মীর বিশেষ জ্ঞান বা দক্ষতা সৃষ্টির লক্ষ্যে কর্ম বিভাজন ও দায়িত্ব অর্পণের নীতিকেই বিশেষায়ণের নীতি বলে। বিশেষায়ণ বলতে কাজকে সুষ্ঠুভাবে বিভাজন করে একজন কর্মীর জন্য একটি কাজ নির্দিষ্ট করাকে বুঝায় যাতে সে একই ধরনের কাজ করতে গিয়ে বিশেষ জ্ঞান অর্জনের সুযোগ পায়। এতে কর্মীর কার্যদক্ষতা বৃদ্ধি পায়।

সংগঠন কাঠামোর ধারণা


সংগঠন কাঠামো হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত বিভিন্ন বিভাগ,উপবিভাগ ও কর্মীবৃন্দের পারস্পরিক সম্পর্কের একটি কাঠামো চিত্র।
সংগঠন কাঠামোর আয়তন -এর কাজ ও কর্মীর সংখ্যা এবং এর স্তর বিন্যাসের ওপর নির্ভরশীল। স্তর বিন্যাস যত বৃদ্ধি পায় সংগঠন কাঠামোর আয়তনও ততো বাড়ে। সংগঠন চিত্র ততোই ওপরের একক কেন্দ্র হতে নিচের দিকে বিস্তৃতি লাভ করে।

সংগঠন কাঠামোর প্রকারভেদ

সরলরৈখিক সংগঠনঃ

যে সংগঠন কাঠামোর কর্তৃত্ব রেখা ব্যবস্থাপনার সর্বোচ্চ স্তর হতে ক্রমান্বয়ে নিচের দিকে সরলরেখার আকারে নেমে আসে তাকে সরলরৈখিক সংগঠন বলে।
এটি সবচেয়ে পুরানো ধরনের সহজ প্রকৃতির সংগঠন কাঠামো।জটিলতামুক্ত ও সীমিত আয়তন বিশিষ্ট প্রতিষ্ঠানে এরূপ সংগঠন কাঠামো অধিক ব্যবহৃত হয়।

▪বৈশিষ্ট্যঃ
১.সরল ও সহজবোধ্য সংগঠন
২.কর্তৃত্বের প্রকৃতি
৩.কর্তৃত্বের প্রবাহ
৪.স্বয়ংসম্পূর্ণ বিভাগ
৫.আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগ
৬. ব্যক্তিকেন্দ্রিকতা
৭. প্রয়োগ ক্ষেত্র।

▪সুবিধাঃ
১.কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের সুস্পষ্ট বন্টন
২.দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও বাস্তবায়ন
৩.সর্বোচ্চ শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠা
৪.নির্বাহীর দক্ষতা বৃদ্ধি
৫.পদোন্নতির স্পষ্ট পথনির্দেশক
৬.স্থায়ী ও শক্তিশালী সংগঠন

◾সরলরৈখিক ও পদস্তকর্মী সংগঠন

যে সংগঠন কাঠামোতে কর্তৃত্ব রেখা ওপর থেকে নিচের দিকে সরলরেখার আকারে নেমে আসে এবং সরলরৈখিক নির্বাহীকে সহযোগিতা করার জন্য সহযোগী বা পদস্থ কর্মী নিয়োগ করা হয় তাকে সরলরৈখিক ও পদস্থকর্মী সংগঠন বলে। তুলনামূলক বড় ও বিস্তৃত কার্যক্ষেত্রে এরূপ সংগঠন কাঠামো ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।

◾বৈশিষ্ট্যঃ
১. এরূপ সংগঠনে দু’ধরনের কর্মী থাকে। সরলরৈখিক কর্মী বা নির্বাহী ও অন্যদল উপদেষ্টা কর্মী;
২. দু’ধরনের কর্মী থাকায় এক্ষেত্রে দু’ধরনের কর্তৃত্ব বিরাজ করে।
৩.সংগঠনের কর্তৃত্বরেখা ব্যবস্থাপনার শীর্ষস্তর হতে ক্রমান্বয়ে নিম্নস্তরে নেমে আসে;
৪.সরলরৈখিক কর্মকর্তার পাশে উপদেষ্টা কর্মীগণ প্রয়োজনীয় অবস্থান গ্রহণ করে;
৫. পদস্থ বা সহযোগী কর্মীদের কাজ হলো সরলরৈখিক কর্মকর্তাকে প্রয়োজনীয় পরামর্শ ও উপদেশ প্রদান এবং কার্যক্ষেত্রে সহযোগিতা করা।

▪সুবিধাঃ
১.নির্বাহীর কর্মভার লাঘব
২.স্বেচ্ছাচারিতার সুযোগ হ্রাস
৩.সমস্যার দ্রুত সমাধান
৪.শ্রম বিভাগের সুফল অর্জন
৫. নমনীয়তা অর্জন
৬.সমন্বয় ও নিয়ন্ত্রণে সুবিধা

কার্যভিত্তিক সংগঠনঃ

যে সংগঠন কাঠামোতে কাজকে প্রকৃতি অনুযায়ী ছোট ছোট ভাগে ভাগ করে তার দায়িত্ব বিশেষজ্ঞ কর্মীদের ওপর সীমিত সরলরৈখিক কর্তৃত্ব সহযোগে অর্পণ করা হয় তাকে কার্যভিত্তিক সংগঠন বলে।
এফ.ডব্লিউ.টেইলর এরূপ সংগঠন কাঠামোর উদ্ভাবক। বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন ও বিপণনের মত বিভাগগুলোর জন্য এ ধরনের সংগঠন কাঠামো খুবই কার্যকর।

বৈশিষ্ট্যঃ
১.কাজের ধরন অনুযায়ী প্রতিষ্ঠানের সকল কাজকে এক্ষেত্রে ছোট ছোট ভাগে ভাগ করা হয়;
২.এর প্রতিটি বিভাগ একযোগে সংশ্লিষ্ট সকল বিভাগকে সেবা প্রদান করে;
৩.এর প্রত্যেক বিভাগের দায়িত্ব একজন বিশেষজ্ঞের ওপর ন্যস্ত করা হয়;
৪.যিনি উচ্চ পর্যায়ে কর্মরত সরলরৈখিক নির্বাহীর অনুমোদনক্রমে সীমিত কর্তৃত্ব ভোগ করেন;
৫.বৃহদায়তন শিল্প প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন বিভাগে এ ধরনের সংগঠন কাঠামো অধিক ব্যবহৃত হয়।

সুবিধাঃ
১.কার্যক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞদের জ্ঞান প্রয়োগ
২.স্বেচ্ছাচারিতা হ্রাস
৩.বিশেষায়ণ ও কর্মী উন্নয়ন
৪.নমনীয়তা বৃদ্ধি
৫. নিয়ন্ত্রণে সহায়তা

কমিটি সংগঠন /কমিটি

প্রতিষ্ঠান বা ঊর্ধ্বতনের পক্ষ থেকে অথবা আইন,বিধি বা গঠনতন্ত্রবলে বিশেষ কোনো কার্য সম্পাদনের ভার একাধিক ব্যক্তির ওপর অর্পিত হলে ঐ ব্যক্তিবর্গের সমষ্টিকে কমিটি বলে। কমিটি স্থায়ী বা অস্থায়ী যে কোনো ধরনের হতে পারে। কমিটির সকল সদস্য কমিটির কাজে ও সিদ্ধান্ত গ্রহণে সমঅধিকার ভোগ করে।

বৈশিষ্ট্যঃ

১.একাধিক ব্যক্তির সম্মিলন
২.নির্বাচিত বা মনোনীত সদস্য
৩.স্থায়ী বা অস্থায়ী প্রকৃতি
৪.খন্ডকালীন বা অস্থায়ী কর্ম
৫.বহুমুখী উদ্দেশ্যে ব্যবহার
৬.সদস্যদের সমমর্যাদা
৭.সহযোগী ব্যবস্থা

সুবিধাঃ

১.দলগত বিচার-বিবেচনার সুযোগ
২.যোগাযোগ সুবিধা
৩.স্বার্থসংশ্লিষ্ট পক্ষসমূহের প্রতিনিধিত্ব
৪. সহযোগিতা বৃদ্ধি
৫. ব্যক্তিগত দায় এড়ানোর সুযোগ
৬. অবাঞ্ছিত সমস্যা এড়ানো।

মেট্রিক্স সংগঠন

দ্রব্য ও কার্যভিত্তিক বিভাগীয়করণের সমন্বয়ে গঠিত সংগঠন কাঠামোকে মেট্রিক্স সংগঠন বলে।
প্রতিষ্ঠানের সকল পণ্য যেনো একই পরিমাণে উৎপাদন করা যায় সেই লক্ষ্যার্জনেই এ ধরনের সংগঠন কাজ করে।

বৈশিষ্ট্যঃ

১.এটি হলো কার্যভিত্তিক ও দ্রব্যভিত্তিক বিভাগীয়করণের মিশ্রণ;
২.এক্ষেত্রে দু’ধরনের ব্যবস্থাপক একই সঙ্গে কাজ করে- কার্যিক ব্যবস্থাপক ও প্রজেক্ট ব্যবস্থাপক;
৩.কার্যিক ব্যবস্থাপকের কাজ হলো প্রজেক্ট ব্যবস্থাপকেত চাহিদামতো জনশক্তি, উপায়-উপকরণ ও সেবা সরবরাহ করা।
৪.প্রজেক্ট ব্যবস্থাপক বিশেষ দ্রব্য বা প্রজেক্টের সামগ্রিক দায়িত্ব গ্রহণ করে এবং যার জন্য জবাবদিহি করতে বাধ্য থাকে;
৫. উভয় ধরনের ব্যবস্থাপকদের চেষ্টা ও পারস্পরিক সহযোগিতার ওপর এরূপ সংগঠনের সফলতা নির্ভর করে এবং
৬. উভয় ধরনের ব্যবস্থাপক একযোগে প্রজেক্ট ম্যানেজার বা সাধারণ ব্যবস্থাপকের নিকট দায়ী থাকে।

সুবিধাঃ

১.নির্বাহীগণের দক্ষতা বৃদ্ধি
২.সহযোগিতার উন্নয়ন
৩.কার্যকর সমন্বয় প্রতিষ্ঠা
৪.উচ্চ নির্বাহীগণকে সহায়তা দান
৫.প্রতিভা ও দক্ষতার সমন্বয়

Neshat Tasnim

Executive of SILSWA

Tourism and Hospitality Management

University of Dhaka

Leave your thought here

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Free 10 Days

Master Course Invest On Self Now

Subscribe & Get Your Bonus!
Your infomation will never be shared with any third party